Home office: Dicas para trabalhar em casa sem perder a produtividade

Home office: Dicas para trabalhar em casa sem perder a produtividade

Já comentamos por aqui que o mundo todo está se adaptando às consequências do novo coronavírus. A quarentena mundial forçou a criação de novos hábitos, sejam de ensino, relacionamento, compras ou até mesmo de trabalho.

Sendo assim, muitas empresas adotaram o home office como uma medida fundamental para que não haja a necessidade de parar a produção enquanto fecham as portas. Ou seja, os funcionários trabalham de casa, através da internet, até que a situação normalize e seja seguro novamente retornar às ruas.

E claro que trabalhar de casa é completamente diferente do ambiente profissional. Afinal, torna-se mais difícil distinguir horários de descanso, tarefas domésticas e de trabalho. Além disso, o computador de casa geralmente não é equipado com as mesmas ferramentas necessárias ou não possui a mesma qualidade de internet.

Esses itens dificultam o processo e criam obstáculos. Mas em tempos de crise, vale ressaltar que diversas plataformas online estão se sobressaindo para facilitar o trabalho e ajudar a manter um bom contato entre a equipe. Separamos algumas bem práticas que podem servir:

Google

O Google tem mil e uma utilidades que podem salvar sua vida. E a melhor notícia é que todos os serviços estão disponíveis gratuitamente durante a quarentena até o dia 1º de julho. 

As principais funções – e as mais usadas – são o Gmail, Google Drive e Google Hangouts Meet. O Gmail é uma das plataformas de e-mail mais populares, excelente para o envio de arquivos e registros de mensagens. O Google Drive é um serviço online de armazenamento e sincronização de arquivos. Dentro da ferramenta, pode-se produzir textos, planilhas e slides e compartilhá-los, de forma que outros possam editar o arquivo simultaneamente.

Já o Google Hangouts Meet permite chamadas de vídeo com compartilhamento de tela, uma boa opção para manter reuniões importantes.

Strict Workflow

Sabemos que uma das grandes dificuldades do home office é a concentração. Não ter um espaço definido entre casa/trabalho influencia nas distrações. Para evitar as distrações online, recomendamos o Strict Workflow, uma extensão do Google Chrome que controla o seu navegador bloqueando sites que você determine. Além disso, ele funciona através do método “pomodoro”, ou seja, 25 minutos de trabalho para 5 de folga. Então no fim do tempo estimulado, os sites bloqueados ficam liberados durante a pausa.

Trello

O Trello é uma plataforma de organização também já bem conhecida no mundo corporativo. Nele, é possível criar pastas e listas com cards disponíveis para quem tenha o acesso. É basicamente um quadro com post-its online. 

É muito útil para se organizar tanto pessoalmente, quanto entre sua equipe, com listas de prioridades e tarefas da semana.

Essas ferramentas citadas podem ser bem úteis no seu dia a dia de trabalho em casa. Mas alguns comportamentos também são essenciais para que tudo corra perfeitamente. Por isso, o Trello separou 4 mitos do home office:

 

• “Quem trabalha de casa é preguiçoso”

Há uma percepção de que, se você não pode ver fisicamente alguém sentado em sua mesa trabalhando, então eles não estão fazendo nada. 

A questão é que qualquer um, independentemente do local, pode relaxar se já cumpriu suas tarefas ou não possui prazos próximos. Se está claro qual trabalho deve ser feito, até quando deve ser entregue e tudo está sendo feito dentro dos conformes, então certamente uma pausinha para o café e o jornal na TV não pode ser considerada preguiça.

Mas é importante lembrar que não é recomendado trabalhar na cama ou no sofá, já que torna-se mais difícil separar o momento de trabalho e o de descanso.

Dica: além de uma ferramenta de bate-papo para uma conversa rápida, os gerentes também devem ter semanalmente check-ins por videochamada com seus funcionários diretos para responder perguntas e estar ciente de quaisquer contratempos.

 

• “É necessário provar constantemente que se está trabalhando” 

Muitos acreditam que precisam estar online o tempo todo para provar que estão trabalhando. Sentem a necessidade de estar presente em cada diálogo no chat ou ainda não podem deixar uma notificação sem resposta por mais do que alguns minutos.

Essa pressão leva à ansiedade. No lugar de concentrar e fazer o trabalho pesado, existe a preocupação constante de que o trabalho seja percebido.

Dica: essa ansiedade pode ser amenizada se todos entenderem isso. Uma solução pode ser alterar o status para “concentrado” ou “trabalhando”. Assim, é possível se concentrar de fato no trabalho e parar de se importar com cada mensagem que chega.

 

• “O Home Office significa uma quebra na rotina da empresa”

Algumas pessoas desconfiam porque temem a falta de camaradagem na equipe. De fato, não há interações casuais na cozinha ou no corredor. No entanto, com um planejamento eficaz, esses momentos sociais podem ser transformados em uma dinâmica remota.

Dica: as ferramentas de videoconferência são essenciais para manter um bom relacionamento com os outros. Algumas das tarefas em comum do dia podem ser feitas por vídeo para aproveitar os pontos fortes do home office, como mostrar sua casa ou apresentar seu bicho de estimação.

 

• “Trabalhar em casa significa estar disponível a todo tempo”

É fácil ter a sensação de que só porque estamos trabalhando de casa, o outro estará disponível a qualquer hora do dia. Um dos fatores fundamentais para que o home office dê certo é estipular o horário de trabalho e respeitá-lo, como se estivesse trabalhando no escritório.

Mesmo que de casa, existe a pausa do almoço, do café, ou alguma outra atividade do dia. A separação do trabalho/casa ainda pode (e deve!) ser bem definida.

Dica: o trabalho feito de casa às vezes pode ser mais produtivo, por conseguirmos maior concentração por mais tempo. Mas isso pode ser exaustivo! Então faça algumas pequenas pausas durante o dia.

 

Por aqui, estamos aderindo às dicas e seguindo com nossa rotina de trabalho normalmente. E por aí, como estão as coisas? Pense bem nas dicas e mãos na massa!